Personuppgiftsbehandling inom Bokus
Vi på Bokus vill att du ska känna dig trygg med vår hantering av dina personuppgifter. Här kan du läsa om vad en personuppgift är, hur insamling och behandling går till samt vilka rättigheter du har för att få information, rätta felaktig information eller klaga på hanteringen.
1. Inledning
Dataskyddsförordningen (GDPR)
Från den 25 maj 2018 har hela EU en gemensam dataskyddsförordning, GDPR (General Data Protection Regulation). Syftet är bl.a. att ställa högre krav på hur företag och organisationer behandlar personuppgifter och digitala fotavtryck. Du kan läsa mer om förordningen på Datainspektionens hemsida www.datainspektionen.se.
Vad är en personuppgift?
En personuppgift är en upplysning som handlar om dig och identifierar dig personligen. Det kan t ex handla om namn, e-postadress, telefonnummer, bild, ljudupptagning eller personnummer.
Vem ansvarar för personuppgiftsbehandlingen?
Personuppgiftsansvarig är Bokus AB, orgn.nr 556493–0492, Lindhagensgatan 74, 103 13 Stockholm.
2. Hur och varför samlar vi in och behandlar personuppgifter?
Personuppgifter kan samlas in på olika ställen och för olika ändamål, beroende på vad du som kund gör på vår hemsida eller i vår e-handel. I det följande beskrivs de olika ändamålen.
När du besöker vår hemsida
Hantering av cookies
För att kunna handla på Bokus webbplats behöver din webbläsare vara inställd så att du tar emot cookies. En cookie är en liten textfil som lagras på din dator. Bokus använder cookies för att ge dig som besökare tillgång till olika funktioner på webbplatsen, t ex varukorgen och att upprepa sökningar du tidigare gjort.
Vi använder även cookies för att lagra opersonlig besöksstatistik i Google Analytics, en webbanalystjänst som tillhandahålls av Google, Inc. (”Google”). För att förbättra webbplatsen använder Google Analytics cookies, dvs. textfiler som placeras i din dator för att kunna analysera hur användare använder webbsidan. Informationen som genereras av sådan cookie genom din användning av webbsidan (inklusive er IP-adress) kommer att vidarebefordras till och lagras av Google.
Genom Google Analytics använder vi även cookies till s.k. remarketing. Remarketing innebär intressebaserad annonsering, dvs. att ditt beteende på vår webbsida kan användas för riktade annonser på andra webbplatser.
Cookien ligger lagrad i din dator tills du själv tar bort den. Om du vill undvika lagring av cookies kan du stänga av funktionen i webbläsaren. Beroende på vilken webbläsare du använder så går du tillväga på olika sätt. Genom att klicka på din webbläsare nedan får du mer information om hur du inaktiverar cookies i din webbläsare.
Google Chrome
Microsoft Windows Explorer
Apple Safari
Mozilla Firefox
Marknadsföring i sociala nätverk
Vi delar opersonliga beteendedata som t.ex. köp och sökningar med sociala nätverk som Facebook och Instagram genom ett skript på hemsidan. Facebook och Instagram kan komma att koppla ihop beteendedata med information lagrad i de sociala nätverken för att sända erbjudanden och visa annonser i ditt flöde. Vill du begränsa denna funktion gör du det i dina inställningar i de olika sociala nätverken.
Laglig grund
Samtycke och intresseavvägning.
När du beställer i vår e-handel
När du ska beställa böcker i vår e-handel kan du välja att handla i snabbkassan eller skapa ett användarkonto. Då du skapar ett användarkonto och vid genomförande av köp får du godkänna Bokus Avtalsvillkor. De personuppgifter vi samlar in kopplat till din beställning och leverans sparas i 36 månader från leveranstillfället. Det är under så lång tid du har rätt att reklamera eller klaga på en vara enligt svensk lag. Efter denna tid kommer endast uppgifter rörande transaktionen att sparas i sammanlagt 7 år, i enlighet med Bokföringslagen. Uppgifterna kan då inte kopplas till dig som person.
Insamling och bearbetning av köpinformation
Ditt köp bär på viktig information för oss i arbetet med att utveckla våra kunderbjudanden. Med hjälp av den kan vi bl.a.:
- Fortsätta att förbättra våra tjänster, som t ex utveckling av logistik, leveranssätt, prenumerationstjänster och kommunikation med våra kunder
- Utveckla våra erbjudanden så de är aktuella och relevanta
- Utforma information och boktips för att möta våra kunders olika behov
I denna bearbetning använder vi inte dina unika personuppgifter, utan all analys sker utifrån kluster och grupperingar utifrån köp.
Användarkonto – Mina sidor
För att skapa ett användarkonto behöver vi din e-postadress och ett användarnamn. Dessa uppgifter använder vi för att identifiera dina köp, så du kan följa dem på Mina sidor.
För att ta del av Bokus Pluspriser behöver du handla inloggad med ditt användarkonto och där även ange ditt personnummer. Vi behöver ditt personnummer för identifiering.
Användarkonto – Bokus Play
För att aktivera din kostnadsfria provperiod så behöver vi även ditt personnummer när du registrerar dig på Bokus Play.
Beställning
När du lägger en beställning behöver vi identifiera vem du är och då behövs ditt namn och din e-postadress till vilken all information rörande beställningen kommer att skickas via mejl.
Du kan handla via snabbkassan eller i inloggat läge.
Betalning
Vid betalning via faktura behöver vi också ditt personnummer. I detta fall görs en kreditkontroll av vår fakturapartner Arvato. Fakturan skrivs ut på vårt lager i samband med packning av din beställning, men därefter sker all hantering av din faktura via Arvato.
Betalar du med kort sker betalningen via vår betalningslösning Dibs. I samband med din beställning kommer pengar att dras från ditt konto, så Dibs kommer att kommunicera med din bank rörande transaktionen.
Leverans
För att vi ska kunna skicka beställningen behöver vi namn, adress, e-post, samt ditt mobilnummer om du föredrar att få avisering om din leverans via sms. Denna information skickas vidare från oss till de olika transportörer vi samarbetar med. Avisering rörande leverans av ditt paket sker från någon av våra transportörer.
För att förenkla ditt köp kan du ange ditt personnummer för att automatiskt hämta leveransadressen.
Påminnelse om din varukorg
Om du väljer att lägga böcker i din varukorg och anger dina kontaktuppgifter, men sedan inte väljer att gå vidare med köpet, kommer vi att skicka en påminnelse via e-post. Denna service utförs utifrån berättigat intresse och personuppgifterna, i detta fall din e-postadress, kommer att kopplas bort från denna funktion efter 14 dagar. Leveransuppgifter sparas i 36 månader.
Recension av läst bok
En tid efter det att du köpt en bok från Bokus får du en förfrågan via e-post om att recensera boken. Önskar du skriva en recension, loggar du in via ditt användarkonto och vid publicering på hemsidan kommer ditt valda namn att synas. Vi sänder denna förfrågan till dig utifrån berättigat intresse och önskar du inte få fler likande utskick kan du kontakta kundservice eller avsluta det direkt via information i meddelandet. Din recension finns kvar till dess att du ber oss ta bort den. Detta gör du via kontakt med kundservice.
Laglig grund
Avtal, samtycke och/eller intresseavvägning.
Utskick av erbjudanden och nyhetsbrev
Vill du ta del av våra erbjudanden, boktips, nyhetsbrev och information väljer du att ge ditt samtycke till detta. Du lämnar då dina kontaktuppgifter som kommer att kopplas ihop med dina beställningar för att du ska få relevant information skickad till dig via e-post, sms eller telefon.
Du kan när som helst återkalla ditt samtycke och då kommer vi att ta bort dina personuppgifter. Du kan återkalla genom att avsluta din prenumeration på nyhetsbrev via Mina sidor, via länk som finns i varje utskick eller genom att kontakta vår kundservice.
Laglig grund
Samtycke.
Kontakt med kundservice
Du kan kontakta vår kundservice via kontaktformulär, mejl eller telefon. Skrivna ärenden, inklusive personuppgifter, sparas i 12 månader efter avslutat ärende. Telefonsamtal spelas in och lagras i totalt 6 månader.
Laglig grund
Intresseavvägning.
Köp & Säljtorget – en marknadsplats för begagnad kurslitteratur
På vår hemsida kan du som är student använda vår marknadsplats för begagnad kurslitteratur. Där kan du utan kostnad lägga upp annonser och söka efter kursböcker. Annonserna ligger kvar tills du markerat boken som såld, dock som längst i 90 dagar. Under tiden kan du redigera din annons. All kontakt och betalning sker mellan säljare och köpare, utan inblandning av Bokus.
När du aktiverar en annons på Köp & Säljtorget godkänner du specifika användarvillkor. Annonsinformation (inklusive personuppgifter) lagras i 30 dagar efter att annonsen avpublicerats och raderas därefter. Bokus lagrar inte information som skickas i annonssvar.
Laglig grund
Avtal.
3.Vilka personuppgifter delar vi med andra?
Dina personuppgifter kommer inte att överföras utanför Bokus förutom för behandling för Bokus räkning och för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster samt fullgöra våra förpliktelser. I de fall personuppgifter hanteras av våra leverantörer och samarbetsparter har vi upprättat s.k. Personuppgiftsbiträdesavtal. Det innebär att personuppgiftsbiträdet försäkrar att de hanterar personuppgifter enligt den gällande dataskyddsförordningen (GDPR), samt följer Bokus riktlinjer för säkerhet och sekretess.
Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med transporter, logistik, betallösningar, marknadsföring, afilliatesamarbeten, kundservice och IT-tjänster.
Utöver detta kan Bokus tvingas att lämna ut personuppgifter enligt lag.
4. Dina rättigheter
Du har rätt att få information om de uppgifter som finns registrerade om dig. En sådan begäran ska vara skriftlig och skickas till personuppgifter@bokus.com (övriga kontaktuppgifter finns nedan). Vi behöver ditt personnummer för identifiering och kommer att skicka uppgifterna skriftligt till din folkbokföringsadress.
Om du upptäcker felaktiga data om dig har du rätt att begära att få detta rättat. Du har också rätt att begära att vi raderar den data vi behandlar om dig. Vi kommer även, på din begäran, att informera dig om till vem informationen har lämnats ut.
Du har rätt att begära begränsning av personuppgiftsbehandling om du ifrågasätter riktigheten av personuppgifter, om personuppgiftsbehandlingen är otillåten och du väljer begränsning av personuppgifter istället för radering, om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de tidigare behandlats för eller om du invänt mot behandling. En begränsning av personuppgifts-behandling innebär att personuppgifterna anonymiseras.
Vill du inte motta reklam, erbjudanden eller annan information kan du kontakta kundservice, se kontaktuppgifter nedan. I samtliga e-brev och SMS från Bokus hittar du även en länk eller instruktion för att kunna avsäga dig utskick. Du kan även ändra dina kommunikationsval genom att logga in på ”Mina sidor”.
Har du frågor eller utnyttja någon eller flera av dina rättigheter enligt ovan kontaktar du oss via personuppgifter@bokus.com. För att kunna identifiera dig i våra system behöver vi ditt personnummer och eventuella utdrag skickas till din folkbokföringsadress
Om du är missnöjd med Bokus behandling av personuppgifter eller beslut rörande en begäran att utnyttja en av dina rättigheter har du alltid rätt att vända dig till Datainspektionen för framförande av klagomål.
5. Kontaktinformation
Bokus AB
Kundservice
Box 2100, 103 13 Stockholm
Besöksadress: Lindhagensgatan 74, 112 18 Stockholm
Tel: 010 - 741 98 00
E-postadress: personuppgifter@bokus.com