Microsoft Copilot Studio Step by Step

Lisa Crosbie is a globally recognized expert in Microsoft AI and Business Applications, a published author, a sought-after global conference speaker, and prolific content creator, with a YouTube channel boasting over 100,000 subscribers and millions of views.

• Foreword. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . xiiiIntroduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxi  Part 1: Introducing Copilot Studio and agentsChapter 1: Understanding Copilot Studio and agents . 1Practice files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . .  .  1Get started with Copilot Studio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . 2Understand the capabilities of Copilot Studio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11Explore use cases for Copilot Studio agents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  18Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 26Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27  Chapter 2: Designing effective agents . 29Practice files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29Choose the type of agent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30Select the agent’s orchestration model . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Design the agent’s capabilities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Understand and calculate agent costs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60  Part 2: Building agents with Copilot StudioChapter 3. Building agents with the lite experience of Copilot Studio . 63Practice files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . 63Describe and configure an agent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Build an agent from a template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83Share and manage agents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95  Chapter 4: Building agents in Copilot Studio . 97Practice files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . 97Understand environments and solutions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98Configure a new agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103Manage agent settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Edit the Conversation Start topic. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115Start with an agent template. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118Install a managed agent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125  Chapter 5: Building autonomous agents . 129Practice files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129Identify use cases for autonomous agents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Build an autonomous agent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135Publish and monitor an autonomous agent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166  Chapter 6: Grounding agents in knowledge . 169Practice files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169Understand how knowledge works in Copilot Studio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170Connect to public websites as a knowledge source. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182Add files as a knowledge source. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188Add SharePoint as a knowledge source. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208Add real-time connectors to enterprise data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230  Chapter 7: Authoring topics . 233Practice files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233Create and edit topics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234Use message nodes and adaptive cards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253Use questions, variables, and entities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266Use formulas, logic, and generative answers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281Manage topic transitions and internal triggers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312  Chapter 8: Extending agents with tools . 317Practice files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317Use connectors and REST APIs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318Create agent flows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336Add tools to a topic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363Use a prompt as a tool. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368Add tools from a Model Context Protocol server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383  Chapter 9: Designing multi-agent orchestration . 391Practice files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391Understand multi-agent orchestration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392Create and use child agents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393Connect to existing agents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409  Part 3: Publishing and monitoring your agentChapter 10: Publishing and authenticating agents. 413Practice files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413Understand and select the agent authentication method. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414Publish and test an agent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418Choose and configure channels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439  Chapter 11: Monitoring agent performance . 441Practice files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441Analyze conversational agent performance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442Download and view conversation transcripts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453Analyze autonomous agent performance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462  Part 4: Extending and integrating with other platformsChapter 12: Working with voice and customer engagement systems . 465Practice files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465Create a voice-enabled agent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466Test a voice-enabled agent using chat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476Publish to a customer engagement channel and configure escalation. . . . . . . 479Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 491  Chapter 13: Extending Copilot Studio agents with Azure AI. 493Practice files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493Create a vector index in Azure AI Search. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 494Add Azure AI Search as a knowledge source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501Bring your own Azure AI Foundry model. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518  Appendices: Practice tasks for end-to-end agent scenariosAppendix A: Build an IT helpdesk agent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521Appendix B: Build a customer support agent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533  Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . 547